Электронная документация. Как подписывать договоры онлайн и упростить ведение бизнеса?

Все еще подписываете бумажные документы? Тогда вы наверняка знаете на своем опыте, насколько это хлопотно и неудобно. Особенно, если у вас в ходу десятки или даже сотни важных бумаг, которые нужно еще и надлежащим образом хранить.

Часто проблемы начинаются при заключении контрактов с компаниями из других городов. Подписать документы в таком случае – тот еще челлендж. Нужно сначала согласовать условия, распечатать бумаги в нескольких экземплярах, а затем отправить их по почте. А это уже лишняя трата денег и времени (особенно в нынешних реалиях тотальной удаленки).

Хорошо, что есть прекрасная и современная альтернатива – электронный документооборот. Если вы его еще не внедрили, настоятельно рекомендуем это сделать. Далее рассказываем, как подписывать документы онлайн и почему это лучшее решение для бизнеса.

Мы обеими руками за то, чтобы подписывать документы онлайн, и призываем наших клиентов перейти на сторону диджитализации. И на это, как говорится, есть 5 причин.

В случае чего, договор или другой документ с электронной подписью прекрасно примут в государственных органах и банках. Вам нужно только отдать полный пакет с файлами в правильном расширении.

В Украине электронный документооборот узаконен уже сравнительно давно. Его нормы регулируют Законы «Про електронні документи та електронний документообіг» и «Про електронні довірчі послуги». Подписать действующей ЭЦП (КЭП) можно договоры, акты, счета – все документы, которые нужно иметь для ведения бизнеса.

Готово! Подписанный документ хранится в системе и доступен к скачиванию. Как видите, нет никаких сложных схем.

Алгоритм предельно простой:

Но уверяем: сложностей в вопросе, как подписать договор в электронном виде, у вас точно не возникнет. Вам нужна только электронная цифровая подпись и доступ в интернет. Никаких программ устанавливать не нужно – весь процесс происходит через любой привычный вам браузер.

С законностью проблем, как мы разобрались, нет. А что по поводу сложностей? Не проще ли просто распечатать документ и подписать его?

Единственная возможная проблема – отсутствие у вас ЭЦП (КЭП). Но это маловероятно. И даже если электронной подписи у вас по какой-то причине нет, ее всегда можно получить в одном из аккредитованных центров (можно даже онлайн и бесплатно).

Подготовьте документ.

Загрузите его в систему.

Авторизуйтесь в сервисе электронного документооборота (о них поговорим далее).

Наложите на него обе подписи (свой и контрагента).

Объясним подробнее. Для подписания договора (или другого документа) электронной цифровой подписью, вы регистрируетесь на сервисе, который работает согласно требованиям украинского законодательства. Все подобные системы используют стойкую инфраструктуру для обработки и хранения данных. Это значит, что ваши документы будут в полной безопасности.

На самом деле подписанные документы:

«Но ведь бумажные документы надежнее файлов? Файл виртуальный, его легко удалить, и меня могут взломать. А бумага вот здесь, прямо в руках, и доступна только мне.» Такие опасения не совсем обоснованы.

Хранятся на защищенных серверах

Зашифрованы

Доступны для просмотра только тем, кто их подписывал (если вы сами не отправите их третьему лицу)

Если же вы будете подписывать документы онлайн, то все эти статьи расходов мгновенно исчезают. Тем более, что многие сервисы электронного документооборота работают бесплатно. Решили выбрать платный тариф? Все равно вы будете тратить меньше, чем при работе с бумажными документами. У вас ведь не будет непредвиденных расходов на ситуации вроде срочной доставки письма или ремонта принтера.

Предположим, вы все же отказываетесь от электронной документации в пользу бумажной. Тогда вам неизбежно придется тратиться на составление документов, печать, курьерские и почтовые услуги. А еще вы будете постоянно покупать бумагу (вроде бы мелочь, а все равно неприятно), менять картриджи, чинить принтеры (они же тоже не работают вечно)...

Куча бумаг, проблемы с поиском нужного документа, вся эта вечная путаница с папками... Знакомо? Нам тоже. Именно поэтому мы советуем держать всю документацию в цифровом виде. Мало того, что электронный документооборот – это удобно. Он еще и позволяет автоматизировать работу, ускорить бюрократические процедуры и, соответственно, упростить ведение бизнеса.

Электронный документооборот в Украине уже налажен и работает в полную силу. На момент написания этой статьи есть порядка десяти сервисов, которые успешно используют украинские предприниматели. Остановимся подробнее не двух из них, которые мы в Eprofit используем сами.

Paperless – сервис электронного документообмена от «ПриватБанка». Но с его помощью вы сможете подписать договор электронной подписью, даже если у вас вообще нет счетов в этом банке.

Загрузите файл в формате PDF.

Нажмите на кнопку «Завантажити».

После регистрации и авторизации:

Инструкция, как подписать договор электронной подписью, просто и понятно расписана на главной странице (мы ведь уже упоминали простой интерфейс?). Но есть некоторые нюансы, поэтому расскажем о работе с сервисом подробнее.

Из преимуществ отметим предельно простой интерфейс и бесплатный доступ (никаких премиум-версий или платных функций не предусмотрено).

Откройте документ и нажмите на на кнопку «Підписати».

Выберите свой юридический статус.

Перед вами откроется всплывающее окно, через которое вы загрузите свою ЭЦП (КЭП).

Если вы – клиент «ПриватБанка»:

Дальнейшие действия зависят от того, пользуетесь ли вы услугами «ПриватБанка».

Выберите, чем вы хотите подписывать документ (подписью или печатью).

И уже после этого загрузится ваша электронная подпись/печать, при помощи которой вы сможете подписать документ.

Отсканируйте через приложение «ПриватБанка» на смартфоне QR-код, который появится на экране.

Если вы – не клиент «ПриватБанка», и хотите воспользоваться сторонней файловой подписью или токеном:

Установите в браузере дополнение BankID CryptoPlugin (нажмите на кнопку «Встановити», после чего откроется новая вкладка, где вы сможете его скачать).

Затем у вас появится возможность выбрать источник ключей (файл или токен), что вам, собственно, и нужно сделать.

Также вам нужно отправить документ на подписание контрагенту. Сделать это вы сможете, нажав на кнопку «Надати доступ». Обратите внимание: можно просто поделиться документом или же отправить ссылку уже непосредственно для подписания. Для этого вам потребуется только email контрагента.

Подпишите документ.

«Вчасно» – сервис, с которым вы сможете перевести вести всю документацию в исключительно электронный вид. В нем предусмотрены удобные фильтры для поиска документов по типу, дате, статусам подписания и прочих критериям.

У «Вчасно» есть бесплатная версия для простого документооборота. Малому бизнесу и частным предпринимателям этих базовых функций хватит с головой. Есть и платный тариф для компаний, которым нужны дополнительные возможности.

Разберемся подробнее, как подписать договор ЭЦП (КЭП) во «Вчасно». После регистрации и авторизации:

Нажмите на кнопку «Завантажити документ».

Установите правильные конфигурации (тип документов, стороны и порядок подписания, введите название, номер и дату составления документа) и загрузите файл, нажав на кнопку «Обрати документ».

Подпишите его файловым ЭЦП (КЭП), через «Дію» или «Вчасно.КЕП». Чтобы ваш контрагент получил документ, укажите его email и ИНН/ЕГРПОУ.

Готово! Когда обе стороны наложат электронную подпись на договор (или другой документ), он считается действующим. Убедиться в этом вы сможете, проверив его статус на странице со всеми документами.

Возможность подписания договоров онлайн – лучшее, что могло случиться с бизнесом! Предлагаем не отказываться от диджитализации, а активно использовать ее в работе. Это удобно, легко и, что самое главное, имеет юридическую силу.